आय कमाने में मदद के लिए अपने ऑपरेशन को आसान बनाएं, कारोबार को ऊंचाइयों तक पहुंचाना, कारोबार से जुड़े काम क्या होते हैं? कारोबार में तरक्की के लिए फायदेमंद योजनाएं और नीतियां क्यों अहम हैं? मैं अपने कारोबार से जुड़े काम को कैसे व्यवस्थित करूं और उनका हिसाब कैसे रखूं?
जीना के Gymmer Jammers के बारे में सोचें, जहां जीना और उनकी टीम ऐथलेटिक कपड़े और गियर मुहैया कराती है, जिनमें तीरंदाज़ी से लेकर ज़ुई क्वान के मार्शल आर्ट तक सब कुछ शामिल है। कारोबार ठीक-ठाक चल रहा है, लेकिन ऐसा लग रहा है कि सब कुछ उम्मीद के मुताबिक नहीं हो रहा है। हर महीने कई सारे ऑर्डर अधूरे रह जाते हैं और ऐसा लगता है कि हर साल सीज़न पूरा होने से पहले ही उनके यहां क्रॉकेट मैलेट (लकड़ी की गेंद और डंडा) खत्म होने लगते हैं।
कभी-कभी इन परेशानियों के चलते Gymmer Jammers को खराब समीक्षाएं मिलती हैं और जीना को फ़िक्र होने लगी है। ऐसे में जीना को क्या करना चाहिए जिससे इन ऑर्डर से जुड़ी परेशानियों को दूर किया जा सके? जीना के लिए, ऑर्डर ले पाने और उन्हें पूरा कर पाने की काबिलियत ही उनके कारोबार की बुनियाद है। ऑर्डर की राह में रोड़े डालने वाली कोई भी चीज़ उनके “ऑपरेशन” का हिस्सा है।
ऑपरेशन ऐसी कार्रवाइयां होती हैं जिनसे कारोबार की बुनियादी बातों पर असर पड़ता है। इसलिए, आपके कारोबार के ज़रिए जो भी कमाई या खर्च होता है, वह ऑपरेशन कहलाता है। यह बहुत आसान है। अलग-अलग तरह के कारोबार में अलग-अलग ऑपरेशन होते हैं। उदाहरण के लिए, कपड़ा बनाने वाले ऑपरेशन में कपड़े बनाना शामिल होता है, जबकि किसी रेस्टोरेंट के ऑपरेशन में ग्राहकों को खाना परोसने के लिए ज़रूरी सारी चीज़ें शामिल होती हैं।
फिर भी, आप चाहे जिस भी कारोबार में हों, चाहे वह मोटरसाइकल के शीशे बेचने से जुड़ा हो या पुराने शीशों से मोटरसाइकल बनाने से जुड़ा हो, कई अलग-अलग वजहों से ऑपरेशन बहुत अहम होते हैं। ऑपरेशन से आपकी कंपनी का महत्व बनाने में मदद मिल सकती है –खासकर जब ऑपरेशन अहम हों। देखिए, अगर आपने कारोबार के लिए ऐसी प्रक्रियाएं बनाई हुई हैं जिनसे एक समय के बाद आय बढ़ने लगेगी और खर्चे घटने लगेंगे, तो आप शायद अपने कारोबार से कमाई कर रहे हैं।
इसका यह मतलब भी है कि ऑपरेशन से आपके कारोबार के मुनाफ़े पर असर पड़ सकता है। अगर जीना की टीम बिना किसी गड़बड़ी के एक दिन में 40 में से सिर्फ़ 35 ऑर्डर शिप कर सकती है, तो वह उन पाँच बचे हुए ऑर्डर पर होने वाला मुनाफ़ा खो रही हैं। आखिर में, अच्छे ऑपरेशन से आपके कारोबार को अलग दिखने में मदद मिलती है। उदाहरण के लिए, Gymmer Jammers के पास खेल-कूद के सामान का इतना बड़ा संग्रह है जितना किसी और स्टोर के पास नहीं है। लेकिन अगर उनके ऑर्डर ठीक तरीके से पूरे नहीं होंगे, तो कोई भी इस बात की परवाह नहीं करेगा कि उनके पास क्या-क्या है।
ऑपरेशन में आम तौर पर कई छोटे-छोटे काम शामिल होते हैं। इनमें से हर अलग-अलग कदम को “ऑपरेशन की गतिविधि” कहा जाता है। कारोबार किस चीज़ का है, इसके हिसाब से ऑपरेशन की गतिविधियां अलग-अलग होती हैं। वितरण के कारोबार के तौर पर, Gymmer Jammers की ऑपरेशन गतिविधियों में ऑर्डर लेना, वेयरहाउस से बातचीत करना और अपने ग्राहकों को उत्पाद भेजना शामिल है।
अपनी हर एक ऑपरेशन गतिविधि को गहराई से समझने से आपको यह पता करने में मदद मिलती है कि आपके कारोबार का हर पहलू किस तरह काम कर रहा है। इसलिए आप देख सकते हैं कि क्या काम फ़ायदेमंद हैं और किन कामों से आपको शर्मिंदगी उठानी पड़ती है। आपके ऑपरेशन से जुड़ी गतिविधियां (और पूरे ऑपरेशन) फ़ायदेमंद हों, इसको पक्का करने का एक सबसे बढ़िया तरीका है कि उनमें से हर एक गतिविधि को किसी कारोबारी लक्ष्य के साथ जोड़ना। हालांकि हो सकता है आप हमेशा इस तरह चीज़ों को न जोड़ पाएं, लेकिन अपनी हर गतिविधि की साफ़-साफ़ पहचान करने से आपको सबसे अच्छी शुरुआत मिल सकती है।
अपने संचालनों की साफ़-साफ़ पहचान करने से आपको उन्हें दोहराने, उनका हिसाब रखने और उन्हें बेहतर बनाने में मदद मिल सकती है। आपको क्या करना है, यह साफ़ तौर पर समझने के लिए सबसे अच्छा होगा कि आप उन चीज़ों को एक मैन्युअल में लिखकर रखें। ऑपरेशन मैन्युअल में आपकी ऑपरेशन गतिविधियों में शामिल तरीकों की पूरी जानकारी दी जाती है। यह ऐसी चीज़ है जो आपके कर्मचारियों के पास होनी चाहिए, ताकि अगर कभी आपको किसी ज़रूरी काम के सिलसिले में बाहर जाना पड़े, तो कारोबार आपकी गैर मौजूदगी में भी आराम से चलता रहे।
सबसे पहले उन प्रक्रियाओं के बारे में लिखें जिनके ज़रिए आप काम पूरे करते हैं। अगर आपके यहां कर्मचारी हैं, तो साथ मिलकर बैठें और उनसे ऐसे कामों को लिखने के लिए कहें जो वे करते हैं। साफ़-साफ़ बात करें, ताकि आप यह पक्का कर पाएं कि चीज़ें हर बार सही तरीके से ही पूरी हों। हर गतिविधि के लिए ज़रूरी संसाधनों की सूची बनाएं, जिनमें सभी टेम्प्लेट या फ़ॉर्म शामिल हों। उदाहरण के लिए, ग्राहकों की शिकायतों से निपटने का तरीका लिखते समय, ऐसी स्क्रिप्ट लिखें जिसका इस्तेमाल आपके कर्मचारी कर सकें। इसका मकसद है कि आपके कर्मचारी कुछ गलत न करें और आपको एक स्टार वाली समीक्षाएं न मिलने लगें।
ऑपरेशन की गतिविधियों के बारे में ज़्यादा जानकारी देने के अलावा, आपके मैन्युअल में कुछ बुनियादी जानकारी जैसे कि कंपनी की नीतियां, संगठन का चार्ट और कर्मचारियों की संपर्क जानकारी भी शामिल हो सकती है। यानि आपकी दुकान या कारोबार से संबंधित सारी जानकारी इस मैन्युअल में मिलेगी। अगर आपने अपने संचालन को साफ़-सुथरा और दोहराने लायक बनाया हुआ है, तो आप उनका हिसाब लगाना भी आसान बनाना चाहेंगे, ताकि आप जान सकें कि ऑपरेशन वाकई कामयाब हो रहे हैं या नहीं।
आपके संचालनों का प्रदर्शन कैसा है, इस पर आधारित आंकड़े ‘प्रदर्शन के मापदंड’ (KPI) कहलाते हैं। इनमें ग्राहक की शिकायतें ठीक करने में लगने वाला समय या वापस भेजे गए ऑर्डर का प्रतिशत जैसी चीज़ें शामिल हो सकती हैं। KPI को ऑपरेशन की हर एक गतिविधि के साथ जोड़ने से आपको गतिविधि की कामयाबी को मापने की सुविधा मिलती है। इस तरह, आपको पता चलता है कि आपके ऑपरेशन का वह कदम उतना ही मज़बूत है, जितना उसे होना चाहिए या आपको उसे बेहतर बनाना चाहिए ताकि आप किसी बड़ी मुसीबत में न फंस जाएं।
आपको ऐथलेटिक कपड़े बनाने वालीं जीना तो याद है न? उन्होंने पता लगाया कि उनके ऑनलाइन स्टोर और उनके वेयरहाउस के बीच बातचीत की गड़बड़ी की वजह से ग्राहक जो चीज़ें ऑर्डर करते हैं, उन्हें वे नहीं मिल रही हैं। इसे ठीक करने के लिए, उन्होंने वेयरहाउस के लिए एक KPI सेट किया है जिससे 98% ऑर्डर सही तरीके से मिलते हैं। इसके बाद, उन्होंने ऑर्डर के वेयरहाउस में पहुंचने की अपनी ऑपरेशन गति को बेहतर बनाने के लिए तब तक अपने कर्मचारियों के साथ मिलकर काम किया, जब तक उन्होंने अपना KPI पूरा नहीं कर लि
जब आप अपने कारोबार के लिए KPI बनाएं, तो उन चीज़ों पर ध्यान दें जो वाकई अहम हैं – बहुत सारी चीज़ों को ध्यान में रखना काफ़ी मुश्किल होता है। कारोबार में महारत हासिल करने की ओर कदम बढ़ाते हुए, आप अपने KPI पर नज़र रखने के लिए सॉफ़्टवेयर की मदद भी ले सकते हैं। जब आप अपने ऑपरेशन मैन्युअल में कोई ऑपरेशन जोड़ रहे हों, तो आप उसमें गड़बड़ी करना नहीं चाहेंगे। तो चलिए ऑपरेशन शामिल करने से पहले देखते हैं कि आपको उनके बारे में कितनी जानकारी है।
टिप्पणियाँ
एक टिप्पणी भेजें